Personalisierung und Sortierung – Bedingungen

Bedingungen für die Durchführung von Personalisierungs- und Sortierleistungen der Poligrāfijas grupa Mūkusala

Allgemeine Bestimmungen.
1. Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Personalisierungs- und Sortierleistungen (nachfolgend „Leistungen“) unter Verwendung der vom Auftraggeber übermittelten Daten bzw. Dateien (nachfolgend „Daten“).
2. Im Rahmen der Leistungen ordnet der Auftragnehmer die Daten – sofern erforderlich – gemäß dem vom Auftraggeber angegebenen Datenfeld (z. B. nach Postleitzahlen) an.
3. Im Rahmen der Leistungen führt der Auftragnehmer – sofern erforderlich – eine Datensortierung gemäß den vom Auftraggeber angegebenen Anforderungen des Vertriebsunternehmen unter Verwendung der Software PostSort durch.
4. Im Rahmen der Leistungen übernimmt der Auftragnehmer – sofern erforderlich – die Erstellung und Übermittlung von Versandlisten gemäß dem mit dem Vertriebsunternehmen geschlossenen Vertrag.
5. Der Auftragnehmer führt die Verpackung und Kennzeichnung der fertigen Produkte gemäß den vom Auftraggeber übermittelten Vorgaben des Vertriebsunternehmens durch.

Haftung des Auftragnehmers.
1. Der Auftragnehmer ist für die Qualität der Leistungen gemäß den in Artikel 5 festgelegten Bedingungen verantwortlich.
2. Der Auftragnehmer verarbeitet und sortiert die Daten gemäß den Anforderungen des Auftraggebers oder den Vorgaben des Vertriebsunternehmens unter Verwendung von Excel-Werkzeugen oder der Software PostSort.
3. Der Auftragnehmer übernimmt keine Haftung für fehlerhafte, unvollständige oder mangelhafte Daten und ist nicht berechtigt, Änderungen oder Ergänzungen an den vom Auftraggeber übermittelten Daten vorzunehmen. Der Auftragnehmer übernimmt keine Haftung für den Inhalt der übermittelten Daten oder für die Rechtmäßigkeit ihrer Gewinnung.
4. Der Auftragnehmer ist für die Verarbeitung der Daten ausschließlich im Rahmen und gemäß den in diesen Bedingungen festgelegten Bestimmungen verantwortlich.

Haftung des Auftraggebers.
1. Der Auftraggeber ist für die fristgerechte Übermittlung der Daten gemäß der in Artikel 4 festgelegten Bedingungen zur Datenübermittlung verantwortlich.
2. Der Auftraggeber trägt die volle Verantwortung für den Inhalt der übermittelten Daten sowie für deren Nutzung im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO). Es obliegt dem Auftraggeber, sämtliche erforderlichen Genehmigungen und/oder Einwilligungen (sofern erforderlich) im Zusammenhang mit den in den Daten enthaltenen personenbezogenen Daten einzuholen.
3. Der Auftraggeber ist für die sichere Übermittlung der Daten an den Auftragnehmer zur Durchführung der Leistungen verantwortlich.

Bedingungen zur Datenübermittlung

Übermittlung der Daten:

CSV Formate	Feldtrenner (z. B. ; oder TAB) dürfen bei der Dateneingabe nicht verwendet werden.
	Die Datendatei darf nur die für die Personalisierung erforderlichen Spalten enthalten.
	Jedes Personalisierungsfeld belegt nur eine Spalte.
	Die erste Zeile der Datei enthält ausschließlich die Feldnamen.
XLS und XLSX Formate	Die Datei darf nur ein einzelnes Excel-Arbeitsblatt enthalten.
	Die Datendatei darf nur notwendige Textinformationen enthalten (keine Bilder, Hyperlinks, Formeln oder sonstige Objekte).
	Die Dateneingaben sind fortlaufend zu sortieren, beginnend mit der zweiten Zeile (keine leeren oder unnötigen Zeilen zwischen den Eingaben).
	Es dürfen keine ausgeblendeten Spalten oder Zeilen vorhanden sein.
	Es dürfen keine gruppierten Spalten oder Zeilen vorhanden sein.
	Besteht der Auftrag aus mehreren Daten, ist jede Datei separat für die Adressierung einzureichen.

Besteht der Auftrag aus mehreren Daten (Dateien), ist jede als separate Zieldatei einzureichen.

Übermittlung des Adressformulars:
1. Die Namen der Datenfelder müssen in Erscheinung oder Beschreibung klar angegeben werden und mit den Feldnamen in der Datendatei übereinstimmen (siehe Muster);
2. Es ist der Typ der Personalisierung anzugeben – entweder direkt auf der Auflage (Standort angeben) oder auf der Verpackung.

Muster:
Excel-Arbeitsblatt

Adressfeld

Weitere erforderliche Daten:
1. Größe des zu personalisierenden Produkts (Breite, Höhe, Dicke, Gewicht);
2. Weitere für den Druck notwendige Bilder (Logos, Kennzeichnungen);
3. Informationen zum Vertriebsunternehmen:
Fristen für die Datenübermittlung:
1. Personalisierungsdaten müssen drei Arbeitstage vor Beginn der Personalisierung übermittelt werden;
2. Das zu personalisierende Material muss einen Arbeitstag vor Beginn der Personalisierung übermittelt werden.
Verpackungsbedingungen:
1. Die Verpackungsbedingungen sind vom Auftraggeber oder vom Vertriebsunternehmen festzulegen;
2. Verpackungsbedingungen umfassen:

Qualitätskriterien der Personalisierung

Datenformat (Sortierung, Erscheinung)	Entspricht dem vom Auftraggeber übermittelten Muster
Adressierungsart*	Manuell: 1 bis 500 Exemplare
	Inkjet: mehr als 500 Exemplare
Adressdruck	Auflösung: 190 DPI
	Druckbild sauber, einheitlich, ohne Spritzer oder Unterbrechungen
	Positionierungsgenauigkeit: ± 10 mm
	Maximales Druckfeld: 150 x 50 mm
Verpackung (Bündel, Palette)	Gemäß den Anforderungen des Auftraggebers oder des Vertriebsunternehmens

* Die Art der Adressierung kann auf Wunsch des Auftraggebers oder aus technischen Gründen geändert werden; der Auftraggeber wird darüber informiert.

Empfang, Verarbeitung, Speicherung und Löschung von Datendateien
1. Der Auftragnehmer kopiert die vom Auftraggeber bereitgestellte Daten in den Ordner „PGMsera Personalization Folder“ wie folgt:
  1. Vom FTP-Server (ftp.pgm.lv);
  2. Von dem vom Auftraggeber ausgewiesenen Cloud-Server.
2. Der Auftragnehmer verarbeitet die Datendateien zur Druckvorbereitung wie folgt:
  1. Erstellung personalisierter Druckmaterialien mittels Drucksystemen sowie manuelle Personalisierung der Auflage;
  2. Übertragung der vorbereiteten Dateien auf die Druckmaschine „Domino“;
  3. Verarbeitung der empfangenen Daten gemäß den Postanforderungen des skandinavischen PostSort-Programms (Schweden, Finnland, Norwegen, Dänemark oder Island).
3. Löschung von Datendateien:
  1. Vom FTP-Server unmittelbar nach dem Kopieren der Dateien in den „PGMsera Personalization Folder“;
  2. Von der Druckmaschine „Domino“ sowie aus dem „PGMsera Personalization Folder“ einmal monatlich für sämtliche Dateien, die älter als ein Jahr sind;
  3. Daten, die mit PostSort verarbeitet werden, werden automatisch gemäß den Programmeinstellungen gelöscht.

Schutz personenbezogener Daten
1. Jede Partei ist berechtigt, personenbezogene Daten, die sie von der jeweils anderen Partei erhält, ausschließlich zum Zweck der Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus diesem Vertrag sowie zu den im Vertrag festgelegten Zwecken zu verarbeiten, unter Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften zur Verarbeitung und zum Schutz personenbezogener Daten. Die Parteien vereinbaren, personenbezogene Daten im Rahmen und nach Maßgabe dieses Vertrags zur Verarbeitung zu übermitteln.
  Die:der jeweilige Vertreter:in einer Partei, die:der personenbezogene Daten der anderen Partei zur Verarbeitung übermittelt, ist dafür verantwortlich, eine rechtmäßige Grundlage für die Übermittlung dieser personenbezogenen Daten sicherzustellen.
  Die Parteien verpflichten sich, personenbezogene Daten nicht an Dritte weiterzugeben, sofern dies nicht ausdrücklich im Vertrag vorgesehen ist oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist. Sofern eine Partei aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet ist, personenbezogene Daten der anderen Partei an Dritte weiterzugeben, hat sie die andere Partei vor der Weitergabe zu informieren, soweit dem keine gesetzlichen Geheimhaltungs- oder Offenlegungspflichten entgegenstehen.
  Jede Partei verpflichtet sich, ein angemessenes Schutzniveau für die von der anderen Partei bereitgestellten personenbezogenen Daten gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Regelungen sicherzustellen.
  Jede Partei bewahrt die von der anderen Partei erhaltenen personenbezogenen Daten sowie die zur Vertragserfüllung erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist auf.
  Jede Partei verpflichtet sich, die Verarbeitung personenbezogener Daten der anderen Partei unverzüglich einzustellen und diese Daten zu löschen, sobald der Zweck der Verarbeitung im Rahmen dieses Vertrags entfällt.

Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen einseitig zu ändern, sofern der Auftraggeber hierüber vorab und gemäß den Bestimmungen dieses Vertrags informiert wird.